Cara Menulis Kuitansi yang Benar, disertai 4 Contoh & Formatnya!

Dalam setiap transaksi keuangan, kuitansi memiliki peran penting sebagai bukti sah penerimaan pembayaran bisnis.

Sayangnya, masih banyak pemilik bisnis yang belum memahami cara menulis kuitansi yang benar sehingga dokumen yang dibuat berisiko tidak kuat secara administratif maupun hukum.

Kesalahan kecil seperti penulisan nominal, nomor dokumen, atau frasa “telah diterima dari” dapat memicu sengketa di kemudian hari.

Padahal, format dan isi kuitansi harus disusun secara sistematis agar valid untuk keperluan akuntansi, audit, hingga pembuktian hukum.

Artikel ini akan membahas cara menulis kuitansi yang benar secara lengkap dan praktis, beserta contoh-contohnya.

Baca Juga: Apa Itu Kwitansi? Ketahui Pengertian, Fungsi, Unsur, dan Contohnya

Apa Itu Kuitansi?

Secara umum, kuitansi merupakan dokumen tertulis yang menerangkan bahwa sejumlah dana telah diterima oleh satu pihak dari pihak lainnya untuk keperluan tertentu.

Dalam administrasi bisnis, dokumen ini kerap dikenal sebagai bukti penerimaan pembayaran.

Sebelum membahas lebih jauh, perlu Anda ketahui bahwa berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), penulisan yang tepat adalah kuitansi, walaupun ejaan “kwitansi” masih sering dijumpai dalam penggunaan sehari-hari.

Dalam dokumen resmi perusahaan, penggunaan istilah yang sesuai kaidah bahasa penting untuk menjaga ketertiban administrasi serta mencerminkan profesionalitas.

Dalam perspektif hukum perdata Indonesia, kuitansi dapat berfungsi sebagai alat bukti tertulis atas terjadinya pembayaran.

Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata) Pasal 1866 menyebutkan bahwa bukti tertulis termasuk alat pembuktian yang sah dalam perkara perdata.

Artinya, kuitansi yang ditandatangani dapat menjadi dasar pembuktian bahwa suatu kewajiban pembayaran telah dipenuhi.

Selain itu, dalam praktik akuntansi dan audit, dokumen penerimaan kas seperti kuitansi menjadi bagian dari dokumen sumber (source document) yang mendukung pencatatan transaksi dalam laporan keuangan.

Standar audit mengharuskan adanya bukti pendukung atas setiap transaksi yang dicatat, termasuk penerimaan uang tunai atau transfer.

Dengan demikian, kuitansi memiliki fungsi penting dalam:

• Membuktikan penerimaan pembayaran
• Mendukung pencatatan akuntansi
• Menjadi dokumen pendukung saat audit
• Mengurangi potensi sengketa transaksi

Baca juga: Payment Processor: Pengertian, Fitur Utama & Perbedaannya dengan Payment Gateway 

Format Kuitansi

Agar sah secara administratif dan memiliki kekuatan pembuktian yang memadai, kuitansi harus memuat unsur-unsur tertentu.

Berikut format kuitansi yang benar beserta penjelasannya.

1. Judul Dokumen

Bagian atas dokumen harus mencantumkan judul “KUITANSI” secara jelas dan tegas. Penulisan dalam huruf kapital lazim digunakan untuk membedakan dengan dokumen lain seperti invoice atau nota.

Judul ini penting agar dokumen langsung dikenali sebagai bukti penerimaan pembayaran.

2. Nomor Kuitansi

Setiap kuitansi sebaiknya memiliki nomor unik dan berurutan. Nomor dokumen berfungsi untuk:

• Memudahkan pencatatan dan pengarsipan
• Menghindari duplikasi
• Mendukung proses audit dan rekonsiliasi

Contoh format:

No: 015/KWT/FIN/II/2026

3. Tanggal Penerimaan

Tanggal menunjukkan kapan pembayaran benar-benar diterima. Jadi tanggal pada kuitansi sebaiknya sesuai dengan tanggal dana diterima, bukan tanggal invoice diterbitkan.

Unsur ini penting karena akan menentukan periode pencatatan dalam laporan keuangan dan pelaporan pajak.

Contoh:

Jakarta, 15 Februari 2026

4. Identitas Pihak yang Membayar

Kuitansi harus mencantumkan dengan jelas pihak yang menyerahkan uang. Sebab, identitas yang jelas memperkuat validitas dokumen sebagai bukti transaksi. 

Dalam kuitansi, minimal memuat:

• Nama individu atau perusahaan
• Alamat (untuk transaksi formal)

Contoh:

Telah diterima dari: PT Maju Sejahtera

5. Jumlah Uang yang Diterima

Nominal dalam kuitansi wajib ditulis dalam dua bentuk, yakni:

• Angka
• Huruf

Penulisan ganda ini bertujuan untuk menghindari manipulasi nominal. Contohnya, angka “10.000.000” secara teoritis bisa saja ditambahkan digit menjadi “100.000.000”.

Namun, jika sudah tercantum dalam huruf “Sepuluh juta rupiah”, maka perubahan tersebut akan mudah terdeteksi karena tidak sesuai dengan keterangan terbilangnya.

Itulah sebabnya, pencantuman nominal dalam angka dan huruf menjadi standar dalam dokumen keuangan resmi untuk menjaga keakuratan dan keamanan transaksi.

Jika terdapat perbedaan antara angka dan huruf, dokumen dapat dipertanyakan keabsahannya.

Contoh:

Uang sejumlah: Rp10.000.000 (Sepuluh juta rupiah)

6. Tujuan Pembayaran

Bagian ini menjelaskan alasan atau dasar pembayaran. Semakin spesifik keterangannya, semakin kuat nilai pembuktiannya. Sebab, deskripsi yang jelas membantu proses rekonsiliasi dan meminimalkan sengketa.

Contoh:

Untuk pembayaran pelunasan Invoice No. 021/INV/I/2026 atas jasa konsultasi periode Januari 2026.

7. Tanda Tangan Penerima

Tanda tangan pihak penerima uang merupakan unsur yang sangat penting. Tanda tangan menunjukkan pengakuan resmi bahwa dana telah diterima. Tanpa tanda tangan, kuitansi dapat dianggap tidak sah. 

Dalam bisnis formal, biasanya disertakan:

• Nama jelas
• Jabatan
• Stempel perusahaan

Contoh:

Penerima,

(Andi Pratama)Finance Manager

8. Materai (Jika Diperlukan)

Untuk transaksi dengan nominal tertentu, penggunaan materai dapat meningkatkan kekuatan pembuktian sesuai ketentuan perpajakan dan hukum yang berlaku di Indonesia.

Meski tidak selalu wajib untuk semua transaksi, pada pembayaran bernilai besar atau berbasis kontrak, materai menjadi langkah preventif yang bijak.

Baca juga: 15 Contoh Jenis Pembayaran Digital yang ada di Indonesia 

Cara Menulis Kuitansi yang Baik dan Benar

Berikut ini cara menulis kuitansi yang baik dan benar agar sah secara administratif, rapi secara akuntansi, serta kuat sebagai bukti transaksi.

1. Tulis Judul dengan Jelas

Judul harus ditempatkan di bagian atas dokumen dan ditulis dengan huruf kapital agar langsung terlihat sebagai dokumen penerimaan pembayaran, misalnya “KUITANSI” atau “KUITANSI PEMBAYARAN”

Penulisan judul yang tegas membedakan kuitansi dari dokumen lain seperti invoice atau nota.

Dalam praktik bisnis formal, judul juga biasanya disertai logo atau kop perusahaan untuk memperkuat identitas penerbit dokumen.

2. Cantumkan Nomor Kuitansi yang Unik dan Berurutan

Setiap kuitansi wajib memiliki nomor unik yang tidak boleh digunakan kembali. Penomoran berurutan membantu pelacakan transaksi, memudahkan rekonsiliasi kas, serta mengurangi risiko manipulasi dokumen.

Banyak pelaku usaha bertanya tentang cara menulis nomor kuitansi atau cara membuat nomor kuitansi yang benar.

Pada dasarnya, Anda dapat menggunakan sistem berurutan seperti 001, 002, 003 atau menambahkan kode bulan dan tahun agar lebih terstruktur.

Namun, untuk administrasi yang lebih rapi, nomor dapat dikombinasikan dengan kode dokumen, divisi, bulan, dan tahun.

Sebagai contoh:

No: 015/KWT/FIN/II/2026

Format tersebut dapat diartikan sebagai berikut:

• 015 = nomor urut transaksi
• KWT = kode dokumen (kuitansi)
• FIN = divisi penerbit (finance)
• II = bulan Februari (angka Romawi)
• 2026 = tahun penerbitan

Dengan struktur seperti ini, sistem penomoran menjadi lebih terkontrol dan profesional.

Jika terjadi pembatalan transaksi, nomor yang sudah terlanjur digunakan tetap harus dicatat sebagai batal, bukan dihapus atau diganti, agar tidak menimbulkan celah dalam pengendalian internal dan audit.

3. Isi Tanggal Penerimaan Pembayaran

Tanggal yang dicantumkan adalah tanggal ketika dana benar-benar diterima, bukan tanggal invoice diterbitkan.

Informasi ini penting karena berpengaruh pada pencatatan periode akuntansi dan pelaporan pajak.

Dalam audit, perbedaan tanggal penerimaan dan tanggal pencatatan dapat menjadi perhatian, sehingga keakuratan tanggal harus dijaga.

4. Tuliskan Nama Pihak yang Membayar

Pada bagian ini, biasanya terdapat frasa “Telah diterima dari”. Alhasil, banyak yang bertanya “telah diterima dari” dalam kuitansi maksudnya apa? . 

Frasa tersebut berarti pihak penerima menyatakan bahwa uang telah diterima dari pihak yang disebutkan namanya.

Karena itu, dalam cara mengisi bagian kuitansi “telah terima dari” adalah Anda harus menuliskan nama lengkap pembayar, baik individu maupun perusahaan.

Identitas yang jelas akan memperkuat validitas dokumen dan menghindari sengketa di kemudian hari.

Telah diterima dari:PT Maju Sejahtera Indonesia

atau jika perorangan:

Telah diterima dari:Budi Santoso

Jika transaksi dilakukan atas nama perusahaan tetapi dibayarkan oleh perwakilan, tetap sebaiknya ditulis nama badan usahanya agar jelas secara administratif, misalnya:

Telah diterima dari:PT Sinar Abadi Makmur

5. Tulis Nominal dalam Angka dan Huruf

Jumlah uang wajib ditulis dalam dua bentuk, yaitu angka dan huruf. Tujuannya untuk mencegah perubahan nominal secara sepihak.

Jika hanya ditulis dalam angka, risiko manipulasi menjadi lebih besar. Penulisan ganda ini merupakan standar umum dalam dokumen keuangan resmi.

6. Jelaskan Tujuan Pembayaran Secara Spesifik

Bagian keterangan harus menjelaskan secara rinci pembayaran tersebut digunakan untuk apa.

Hindari deskripsi yang terlalu umum seperti “pembayaran jasa”. Lebih baik ditulis, misalnya, “Pelunasan Invoice No. 012/INV/III/2026 atas jasa konsultasi periode Maret 2026.”

Penjelasan yang spesifik mempermudah rekonsiliasi dan mengurangi potensi perbedaan persepsi antara kedua pihak.

7. Tambahkan Tanda Tangan Penerima dan Materai

Banyak yang bertanya, siapa yang tanda tangan di kuitansi?

Pada prinsipnya, yang menandatangani adalah pihak yang menerima uang sebagai bentuk pengakuan resmi bahwa dana telah diterima. Cantumkan nama jelas dan jabatan untuk memperkuat legitimasi dokumen.

Untuk transaksi bernilai besar, penggunaan materai sesuai ketentuan perpajakan dapat meningkatkan kekuatan pembuktian apabila dokumen tersebut digunakan dalam proses hukum.

Contoh Kuitansi yang Umum Digunakan

1. Kuitansi Pembayaran (Pelunasan)

Jenis ini digunakan setelah pembayaran diterima sepenuhnya. Fungsinya sebagai bukti bahwa kewajiban pelanggan telah lunas dan piutang dapat ditutup dalam pembukuan.

Ini adalah bentuk kuitansi pembayaran yang paling umum dalam transaksi B2B maupun jasa profesional.

2. Kuitansi Uang Muka

Kuitansi jenis ini digunakan ketika pelanggan membayar sebagian dari total nilai transaksi sebelum pekerjaan selesai.

Dalam akuntansi, pembayaran ini biasanya dicatat sebagai pendapatan diterima di muka hingga proyek rampung.

3. Kuitansi Cicilan

Jenis ini digunakan dalam skema pembayaran bertahap. Setiap kali cicilan dibayarkan, dibuat kuitansi terpisah agar histori pembayaran terdokumentasi jelas. Hal ini penting untuk memantau sisa kewajiban pelanggan.

4. Kuitansi Jual Beli Tanah

Dalam menulis kuitansi jual beli tanah, detail objek transaksi harus dijelaskan secara spesifik, termasuk lokasi atau identitas aset.

Untuk nominal besar, penggunaan materai sangat dianjurkan agar memiliki kekuatan pembuktian lebih kuat secara hukum.

Dalam menulis kuitansi jual beli tanah, detail objek transaksi harus dijelaskan secara spesifik, termasuk lokasi atau identitas aset.

Untuk nominal besar, penggunaan materai sangat dianjurkan agar memiliki kekuatan pembuktian lebih kuat secara hukum.

***

Kuitansi yang ditulis dengan benar akan memperkuat administrasi, mempermudah audit, dan mengurangi risiko sengketa.

Namun, dalam bisnis modern dengan banyak metode pembayaran, tantangannya bukan hanya membuat dokumen, tetapi memastikan setiap transaksi tercatat otomatis dan dapat direkonsiliasi dengan rapi.

Di sinilah sistem pembayaran terintegrasi menjadi krusial. Pivot Payment Gateway adalah payment gateway berlisensi Bank Indonesia yang membantu bisnis menerima dan mengelola 25+ metode pembayaran dalam satu ekosistem terpadu.

Setiap transaksi tercatat secara real-time, sehingga proses penerbitan kuitansi, monitoring settlement, hingga refund dapat dilakukan lebih cepat dan akurat.

Dengan Pivot, Anda mendapatkan:

• Single integration untuk payment dan refund, sehingga setiap pembayaran maupun pengembalian dana tercatat dalam satu sistem
• Optimized authorization rate dengan smart routing, membantu meminimalkan transaksi gagal yang berpotensi menimbulkan pembatalan atau koreksi kuitansi.
• Smart fraud prevention berbasis AI & monitoring 24/7
• Dashboard real-time untuk transaksi, settlement, dan rekonsiliasi untuk memudahkan pencocokan data antara pembayaran yang diterima dan kuitansi yang diterbitkan tanpa pengecekan manual
• Payout instan ke 200+ bank dan e-wallet guna membantu memastikan arus kas sesuai dengan kuitansi yang telah dikeluarkan
• Integrasi omnichannel (web, mobile app, dan in-person)
• Tanpa biaya setup atau integrasi tersembunyi

Jika Anda ingin administrasi pembayaran lebih rapi, arus kas lebih terkontrol, dan sistem siap mendukung pertumbuhan bisnis, saatnya beralih ke solusi yang lebih terintegrasi.

Karena pada akhirnya, administrasi yang rapi bukan hanya soal format dokumen, tetapi soal sistem yang mendukungnya.