12 Contoh Invoice Tagihan untuk Pembayaran Jasa, Proyek, hingga Barang

Contoh invoice tagihan sering digunakan sebagai referensi untuk memahami bagaimana dokumen penagihan dibuat dalam transaksi bisnis.

Melalui contoh ini, Anda bisa melihat struktur invoice yang biasanya mencakup nomor, rincian barang atau jasa, jumlah tagihan, hingga metode pembayaran

Invoice yang disusun dengan jelas membantu proses pembayaran menjadi lebih cepat karena informasi yang dibutuhkan klien sudah tersedia.

Selain itu, dokumen ini juga penting untuk pencatatan administrasi dan akuntansi perusahaan.

Untuk memahami format dan komponennya lebih lanjut, simak berbagai contoh invoice tagihan lengkap pada artikel berikut.

Apa Itu Invoice Tagihan?

Invoice tagihan adalah dokumen yang digunakan oleh penjual atau penyedia jasa untuk meminta pembayaran kepada pelanggan atas barang atau layanan yang telah diberikan. 

Dokumen ini berisi rincian transaksi secara jelas, mulai dari jenis produk atau jasa, jumlah yang harus dibayar, hingga batas waktu pembayaran.

Dengan kata lain, invoice berfungsi sebagai permintaan pembayaran resmi dalam suatu transaksi bisnis.

Dalam praktik bisnis di Indonesia, invoice biasanya dikirimkan setelah barang dikirim atau layanan selesai diberikan.

Misalnya, sebuah perusahaan desain grafis yang telah menyelesaikan proyek pembuatan logo akan mengirimkan invoice kepada klien berisi rincian biaya jasa, nomor invoice, tanggal penerbitan, serta tenggat pembayaran.

Dari dokumen inilah pelanggan mengetahui jumlah yang harus dibayar dan kapan pembayaran tersebut harus dilakukan.

Invoice juga memiliki peran penting dalam administrasi dan pencatatan akuntansi. Bagi penjual, invoice menjadi dasar untuk mencatat piutang usaha karena pembayaran belum diterima.

Sementara bagi pembeli, invoice dapat digunakan sebagai referensi sebelum melakukan pembayaran dan biasanya akan diikuti dengan dokumen lain seperti kuitansi setelah pembayaran selesai.

Secara praktis, isi invoice tagihan umumnya mencakup beberapa informasi utama, antara lain:

• Nomor invoice
• Nama dan alamat perusahaan penerbit invoice
• Tanggal penerbitan invoice
• Tanggal jatuh tempo pembayaran
• Deskripsi barang atau jasa yang diberikan
• Jumlah atau kuantitas (QTY) produk atau layanan
• Harga per item atau layanan
• Total nilai tagihan termasuk pajak jika ada

Sebagai contoh sederhana, sebuah perusahaan jasa desain dapat mengirimkan invoice kepada klien setelah proyek selesai dikerjakan dengan rincian seperti berikut:

Lihat contoh di atas. Ada nama penerbit, nomor invoice, tanggal terbit, tanggal jatuh tempo, rincian pekerjaan, dan total yang harus dibayar.

Melalui invoice tersebut, klien memahami detail biaya yang harus dibayar sekaligus memiliki dokumen resmi yang dapat digunakan dalam pencatatan keuangan perusahaan.

Cara Membuat Invoice Tagihan

Membuat invoice tidak sekadar menuliskan jumlah tagihan kepada klien. Invoice yang baik harus memiliki struktur yang jelas, mudah dipahami, dan memuat informasi yang dibutuhkan oleh bagian keuangan klien untuk memproses pembayaran.

Jika formatnya rapi dan informasinya lengkap, proses verifikasi biasanya berjalan lebih cepat dan peluang pembayaran tepat waktu juga semakin besar.

Berikut langkah-langkah praktis yang bisa Anda ikuti untuk membuat invoice tagihan yang profesional dan mudah diproses oleh klien.

1. Beri Setiap Invoice Nomor yang Unik dan Berurutan

Nomor invoice berfungsi sebagai identitas dokumen yang digunakan untuk melacak tagihan, berkomunikasi dengan klien, serta mengarsipkan pembayaran.

Format yang umum digunakan oleh bisnis di Indonesia adalah kombinasi kode perusahaan, tahun, bulan, dan nomor urut. Contohnya seperti berikut.

Hindari menggunakan nomor invoice yang sama dua kali, bahkan jika invoice lama dibatalkan.

Nomor yang sudah pernah dipakai tetap harus tercatat karena hal ini penting untuk proses rekonsiliasi transaksi maupun audit pajak.

2. Tulis Identitas Lengkap Penerbit dan Penerima 

Bagian ini menjawab dua pertanyaan mendasar: Siapa yang menagih invoice? Dan siapa yang ditagih?

Untuk penerbit invoice, cantumkan nama bisnis atau nama lengkap Anda, alamat lengkap, nomor telepon atau email, serta NPWP jika bisnis sudah terdaftar sebagai PKP.

Untuk penerima invoice, tuliskan nama perusahaan atau individu yang menerima tagihan beserta alamat yang tercantum dalam kontrak kerja atau Purchase Order mereka.

Pastikan informasi ini ditulis dengan benar. Kesalahan pada nama perusahaan atau alamat sering membuat invoice ditolak oleh bagian keuangan klien.

Jika Anda atau klien berstatus Pengusaha Kena Pajak, NPWP kedua pihak sebaiknya dicantumkan.

Hal ini penting karena invoice tersebut dapat digunakan dalam proses administrasi perpajakan.

3. Catat Tanggal Invoice Diterbitkan Secara Akurat

Tanggal terbit adalah titik awal dari seluruh perhitungan pembayaran. Dari tanggal inilah Anda menentukan kapan invoice jatuh tempo dan kapan piutang mulai tercatat dalam pembukuan.

Gunakan tanggal saat invoice benar-benar dikirim atau diserahkan kepada klien, bukan tanggal pekerjaan selesai atau tanggal kontrak ditandatangani.

Gunakan juga format tanggal yang jelas agar tidak menimbulkan salah tafsir. Misalnya 03 April 2025 atau 3 Apr 2025.

4. Tentukan Tanggal Jatuh Tempo yang Realistis

Tanggal jatuh tempo menunjukkan batas waktu pembayaran yang disepakati antara Anda dan klien. Informasi ini biasanya sudah tercantum dalam kontrak kerja atau surat penawaran.

Jika belum ada kesepakatan sebelumnya, Anda bisa menggunakan standar pembayaran yang umum digunakan dalam bisnis seperti 7 hari, 14 hari, atau 30 hari setelah invoice diterbitkan.

Menentukan jatuh tempo sejak awal membantu menghindari perdebatan saat proses penagihan.

5. Tulis Deskripsi Pekerjaan atau Produk Secara Spesifik

Bagian ini sering kali dibuat terlalu singkat. Penulisan seperti “jasa desain” atau “pembelian barang” tidak cukup menjelaskan transaksi yang ditagihkan. Klien perlu mengetahui secara jelas apa yang sebenarnya mereka bayar.

Deskripsi yang baik menjelaskan jenis barang atau jasa yang diberikan, proyek atau periode layanan, serta spesifikasi yang relevan jika diperlukan.

Contoh penulisan deskripsi yang lebih jelas:

• Desain identitas merek (logo, palet warna, tipografi) — Proyek PT Maju Bersama, Feb 2025
• Sesi konsultasi strategi pemasaran digital, 4 sesi @ 90 menit, Januari 2025 
• Laptop Lenovo ThinkPad E14 Gen 5, SN: LTP-2025-0041
• Sewa meeting room lantai 3, kapasitas 20 orang, 14–16 Maret 2025

6. Masukkan Kuantitas, Satuan, dan Harga Per Item

Buat tabel yang memisahkan setiap item transaksi. Kolom yang biasanya digunakan meliputi deskripsi, kuantitas atau Qty, satuan, harga per unit, serta subtotal untuk setiap baris.

Struktur ini membantu klien memverifikasi setiap item sebelum menyetujui pembayaran, terutama jika transaksi melibatkan beberapa divisi atau anggaran yang berbeda.

Rincian yang jelas juga mempercepat proses approval karena bagian keuangan dapat langsung memahami komponen biaya dalam invoice.

Jika ada diskon yang telah disepakati, tuliskan sebagai baris terpisah dengan nilai negatif. Cara ini membuat klien dapat melihat harga asli dan potongan yang diberikan secara transparan.

7. Hitung Total Tagihan dan Cantumkan Pajak Jika Ada

Setelah semua item dicatat, hitung total tagihan secara jelas. Susun perhitungan dari subtotal hingga total akhir agar klien dapat mengikuti proses perhitungannya dengan mudah.

PPN hanya wajib dicantumkan jika kamu sudah terdaftar sebagai PKP (Pengusaha Kena Pajak) di DJP.

Jika belum, Anda tidak boleh memungut dan mencantumkan PPN dalam invoice karena ini melanggar ketentuan perpajakan Indonesia. 

Selain total tagihan, sertakan juga informasi rekening bank untuk pembayaran. Ini harus ada di setiap invoice tanpa terkecuali.

Invoice yang tidak mencantumkan kemana uang harus ditransfer hampir pasti akan tertunda pembayarannya.

8. Periksa Ulang dan Kirim Invoice ke Klien

Sebelum mengirim invoice, luangkan waktu sejenak untuk memeriksa beberapa hal penting. 

Pastikan nomor invoice belum pernah digunakan sebelumnya, nama klien sudah sesuai dengan dokumen resmi mereka, dan total tagihan sudah dihitung dengan benar.

Kirim invoice dalam format PDF agar tampilannya tetap konsisten di semua perangkat dan tidak mudah diubah secara tidak sengaja.

Di dalam email pengiriman, sertakan pesan singkat yang menyebutkan nomor invoice, nilai tagihan, dan tanggal jatuh tempo pembayaran.

Setelah dikirim, simpan salinan invoice di folder arsip yang terorganisir berdasarkan bulan atau nama klien.

Arsip yang rapi akan sangat membantu jika suatu saat diperlukan untuk penelusuran transaksi atau audit pajak.

Baca juga: Cara Menulis Kuitansi yang Benar, disertai 4 Contoh & Formatnya! 

Contoh Invoice Tagihan

Agar lebih mudah memahami struktur dan isi invoice, berikut beberapa contoh invoice tagihan yang umum digunakan dalam berbagai jenis transaksi bisnis.

Contoh-contoh ini menunjukkan bagaimana sebuah invoice mencantumkan informasi penting seperti nomor invoice, rincian barang atau jasa, jumlah tagihan, hingga metode pembayaran yang digunakan.

1. Contoh Invoice Tagihan Jasa Desain Logo Perusahaan

Contoh invoice ini menunjukkan tagihan jasa desain logo dan pengembangan konsep brand untuk sebuah perusahaan.

Di dalamnya juga tercantum biaya tambahan untuk revisi desain serta perhitungan pajak PPN sebelum total tagihan dibayarkan.

2. Contoh Invoice Tagihan Jasa Konsultasi Strategi Bisnis

Invoice ini berisi penagihan jasa konsultasi bisnis yang mencakup analisis strategi ekspansi perusahaan retail dan sesi workshop implementasi.

Dokumen ini menunjukkan bagaimana layanan konsultasi profesional ditagihkan berdasarkan proyek dan jumlah sesi.

3. Contoh Invoice Tagihan Jasa Pengembangan Website dan Integrasi Sistem

Contoh invoice berikut menggambarkan tagihan proyek pengembangan website company profile lengkap dengan integrasi payment gateway dan optimasi SEO.

Selain biaya layanan utama, invoice ini juga memuat diskon proyek, biaya tambahan domain, serta pajak PPN.

4. Contoh Invoice Tagihan Pembelian Perangkat IT Perusahaan

Invoice ini menunjukkan transaksi pembelian perangkat laptop untuk kebutuhan operasional perusahaan.

Rincian invoice mencakup jumlah unit, harga per perangkat, serta perhitungan pajak PPN hingga total tagihan.

5. Contoh Invoice Tagihan Jasa Fotografi Event

Contoh invoice ini digunakan untuk menagih layanan dokumentasi fotografi pada sebuah acara seminar.

Rincian biaya mencakup jasa pemotretan event serta layanan editing dan color grading foto.

6. Contoh Invoice Tagihan Sewa Studio Produksi Konten

Invoice ini berisi tagihan penyewaan studio untuk produksi video kursus online. Biaya yang tercantum mencakup sewa studio, peralatan lighting, serta jasa operator kamera selama proses produksi berlangsung.

7. Contoh Invoice Tagihan Jasa Manajemen Marketplace

Contoh invoice berikut menunjukkan tagihan jasa pengelolaan toko marketplace seperti Shopee dan Tokopedia.

Layanan yang ditagihkan mencakup optimasi iklan marketplace, desain materi promosi, serta biaya tools analitik penjualan.

8. Contoh Invoice Tagihan Integrasi Payment Gateway

Invoice ini digunakan untuk menagih jasa integrasi sistem payment gateway pada platform digital.

Rincian biaya mencakup pengembangan integrasi API pembayaran, metode e-wallet, serta proses testing sistem.

9. Contoh Invoice Tagihan Pembelian Produk di E-Commerce

Contoh invoice ini berasal dari transaksi pembelian produk fashion melalui toko online. Di dalamnya terdapat rincian produk yang dibeli pelanggan, diskon voucher, biaya layanan payment gateway, serta ongkos kirim.

10. Contoh Invoice Tagihan Langganan Platform Kursus Online

Invoice ini menunjukkan tagihan berlangganan layanan premium pada platform pembelajaran online.

Rinciannya mencakup biaya langganan bulanan serta potongan harga promo untuk pengguna baru.

11. Contoh Invoice Tagihan Pembelian Tiket Pesawat Online

Contoh invoice ini digunakan dalam transaksi pemesanan tiket pesawat melalui platform travel online.

Selain harga tiket, invoice juga memuat biaya tambahan seperti airport tax, biaya layanan platform, dan biaya transaksi payment gateway.

12. Contoh Invoice Tagihan Jasa Konsultasi dan Layanan IT

Contoh invoice ini menunjukkan tagihan layanan konsultasi bisnis dan dukungan teknologi yang diberikan kepada perusahaan klien.

Rinciannya mencakup jasa konsultasi profesional, biaya lisensi software, dukungan teknis bulanan, serta layanan analisis data dan pengelolaan server cloud.

Baca juga: 10 Contoh Invoice Down Payment beserta Template PDF Siap Download 

Download Template Invoice Tagihan dalam Format Docs

Template invoice tagihan berikut dapat Anda gunakan sebagai format dasar untuk membuat invoice secara lebih cepat dan rapi.

Anda hanya perlu mengisi informasi seperti nama perusahaan, nomor invoice, rincian barang atau jasa, serta total tagihan sesuai kebutuhan transaksi bisnis Anda.

Kelola Invoice Tagihan dan Pembayaran Bisnis Lebih Efisien dengan Pivot

Dalam praktik bisnis modern, invoice tagihan tidak lagi sekadar dokumen penagihan. Bagi banyak perusahaan, invoice adalah titik awal dari arus kas bisnis.

Jika proses pembayarannya lambat atau tidak efisien, dampaknya langsung terasa pada cash flow, operasional, hingga kemampuan bisnis untuk berkembang.

Masalahnya, banyak bisnis masih mengandalkan proses pembayaran manual setelah invoice dikirim.

Pelanggan harus melakukan transfer sendiri, mengirim bukti pembayaran, lalu tim keuangan memverifikasi transaksi dan mencocokkannya dengan invoice secara manual.

Proses seperti ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan pencatatan, keterlambatan pembayaran, hingga invoice yang terlewat diproses.

Di sinilah payment gateway berperan penting. Dengan sistem pembayaran digital yang terintegrasi dengan invoice, pelanggan dapat langsung membayar tagihan melalui berbagai metode pembayaran seperti transfer bank, virtual account, kartu, atau e-wallet.

Proses ini membuat pembayaran lebih cepat, meminimalkan kesalahan pencatatan, serta memudahkan bisnis melacak status pembayaran dari setiap invoice yang dikirimkan.

Salah satu solusi yang dapat membantu bisnis mengelola pembayaran invoice secara lebih efisien adalah Pivot, platform payment gateway yang dirancang untuk membantu bisnis di mengelola pembayaran, transaksi, dan aliran dana dalam satu ekosistem terintegrasi.

Adapun fitur-fitur Pivot antara lain:

• Accept Payments (Penerimaan Pembayaran Digital). Pivot memungkinkan bisnis menerima pembayaran dari berbagai metode populer di Indonesia seperti virtual account, e-wallet, kartu, dan QRIS. Dengan banyaknya opsi pembayaran ini, pelanggan dapat langsung membayar invoice menggunakan metode yang paling nyaman bagi mereka.
• Smart Payment Routing & Authorization Optimization. Teknologi routing pembayaran dari Pivot membantu meningkatkan tingkat keberhasilan transaksi. Hal ini penting dalam proses pembayaran invoice karena kegagalan transaksi dapat memperlambat penerimaan dana.
• Automated Reconciliation dan Transaction Records. Pivot menyediakan dashboard yang menampilkan catatan transaksi secara real-time. Fitur ini membantu tim keuangan mencocokkan pembayaran yang masuk dengan invoice yang telah diterbitkan tanpa harus melakukan pengecekan manual satu per satu, sehingga proses rekonsiliasi menjadi lebih cepat dan risiko kesalahan pencatatan pun akan berkurang.
• Payouts ke 200+ Bank dan E-Wallet. Pivot juga mendukung proses payout instan ke lebih dari 200 bank dan e-wallet di Indonesia. Fitur ini berguna bagi bisnis platform atau marketplace yang perlu menyalurkan pembayaran kepada vendor atau mitra setelah transaksi selesai.
• Account and Balance Management. Melalui fitur ini, bisnis dapat mengelola beberapa akun sekaligus serta memantau aliran dana secara terpusat. Hal ini memudahkan pengelolaan pembayaran invoice, terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak transaksi setiap hari.
• Wallet Integration. Pivot memungkinkan bisnis mengintegrasikan fitur wallet ke dalam platform mereka. Dengan sistem ini, pelanggan dapat melakukan pembayaran invoice, deposit, atau transaksi lain secara langsung melalui saldo digital.
• Keamanan dan Perlindungan Transaksi. Pivot dilengkapi dengan sistem keamanan berlapis seperti enkripsi data, fraud detection berbasis AI, serta autentikasi ganda (2FA).

Jika bisnis Anda mengirim invoice secara rutin, menggunakan payment gateway dapat membantu mempercepat proses pembayaran, mempermudah rekonsiliasi transaksi, serta meningkatkan pengalaman pelanggan saat melakukan pembayaran.

Dengan satu integrasi API atau solusi low-code, Pivot membantu bisnis menerima pembayaran, mengelola transaksi, sekaligus mengoptimalkan operasional keuangan dalam satu platform terpadu.

Setiap invoice yang dibayarkan tidak hanya tercatat sebagai transaksi, tetapi juga secara otomatis terhubung dengan pencatatan keuangan secara real-time.

Integrasi ini memungkinkan bisnis mempercepat arus kas, menyederhanakan proses rekonsiliasi, serta mendapatkan visibilitas penuh terhadap seluruh aliran dana melalui satu dashboard yang terpusat.

Kelola pembayaran invoice dan operasional keuangan bisnis Anda dengan lebih efisien, akurat, dan terintegrasi bersama Pivot.